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En esta materia la reforma operada en el Reglamento Notarial por del Real Decreto 45/2007, de 19 de enero  ha tratado de incorporar al Reglamento Notarial la Instrucción de 29 de noviembre de 2006, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, relativa a la conservación y a la circulación de la póliza. Que, a su vez, es consecuencia de la aprobación de la Ley 26/2006 de medidas para la prevención del fraude fiscal que modificó los artículos 17, 23 y 24 de la Ley del Notariado, con dos novedades fundamentales:

  • El sistema de conservación de la póliza, con dos posibles sistemas:
    • Protocolización de la póliza.
    • Integración de la póliza en un nuevo libro-registro.
  • El sistema de circulación de la póliza cuyo original se conserva en poder del notario  y  sólo podrá circular, por tanto, mediante su correspondiente traslado del original archivado.

Concepto y clases

En cuanto al concepto, etimológicamente la palabra póliza significa “un documento que sirve para demostrar la existencia de un contrato mercantil”, En consecuencia la póliza es el documento privado en el que se plasma un contrato mercantil.

  1. Clases de pólizas Por lo que se refiere a las clases de pólizas, las distinciones responden a un criterio formal:

Pólizas intervenidas o no intervenidas:

  • Pólizas privadas, que se limitan a recoger un contrato mercantil, por ejemplo una póliza de un seguro; y las pólizas intervenidas, que generan un documento público que acredita fehacientemente la existencia y condiciones de un contrato mercantil, y son de las que nos vamos a ocupar en el presente tema.
  • Pólizas intervenidas, por su incorporación, se puede distinguir entre las incorporadas:
    • al Protocolo
    • o al Libro Registro.-

El artículo 191 párrafo decimosegundo da al Notario la posibilidad de optar entre incorporar la póliza al protocolo o al libro registro, presumiéndose que se incorporarán al libro registro, si el Notario quiere incorporarlas al protocolo deberá comunicarlo al Colegio Notarial, la comunicación deberá hacerla en el mes de diciembre para que se aplique al año posterior y la opción se aplicará a la totalidad del año posterior, sin que pueda ser modificada durante el mismo.

Pólizas de la sección A y B del Libro Registro.–  Y dentro de las pólizas intervenidas, según la sección a la que se incorporen del Libro Registro, cabría distinguir entre:

  • pólizas que se incorporan a la Sección A, que son aquellas en las que el Notario conserva los documentos originales.
  • pólizas que se incorporan a la Sección B del Libro Registro, que son aquellas en las que por su naturaleza no pueda conservarse en poder del notario los documentos originales. (Ejem letras de cambio).

Naturaleza jurídica.- Es discutida, pero creemos, con RODRÍGUEZ ADRADOS, que estructuralmente es un documento complejo, producto de la integración de dos documentos: la póliza, documento firmado por las partes que contiene un contrato mercantil; y la intervención del Notario, que se adiciona a la póliza, produciendo sobre ésta efectos propios del documento público.

Concepto y ámbito de la póliza intervenida por Notario.-

Y el artículo 144 del RN establece que son instrumentos públicos las pólizas intervenidas y en su párrafo 3º, el párrafo quinto recogiendo el artículo 17.1,  de la Ley del Notariado dispone “Las pólizas intervenidas tienen como contenido exclusivo los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes, quedando excluidos de su ámbito los demás actos y negocios jurídicos, y en cualquier caso todos los que tengan objeto inmobiliario; todo ello sin perjuicio, desde luego, de aquellos casos en que la Ley establezca esta forma documental”. si bien añade el inciso final “sin perjuicio de aquellos casos en que la Ley establezca como forma documental la póliza

En consecuencia, no cabe optar entre uno tipo u otro de documento (escritura, póliza o acta), por voluntad de los otorgantes o del propio notario, la utilización de la forma documental adecuada no es discrecional, sino reglada e inderogable por la voluntad de los otorgantes, y el Notario debe observar su cumplimiento en su función de control de la legalidad.

De conformidad con los preceptos citados la podemos definir la póliza intervenida por Notario como “un instrumento público notarial que tiene por objeto aquellos actos y contratos de carácter mercantil y financiero, que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes, quedando excluidos de su ámbito los demás actos y negocios jurídicos, y en cualquier caso todos los que tengan objeto inmobiliario”.

Los actos y contratos, que se documentan en póliza han de reunir, por tanto, los siguientes requisitos:

  • que sean actos y contratos de carácter mercantil y financiero,
  • que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes.
  • y que no tengan objeto inmobiliario.

En consecuencia hemos de entender que quedan excluidos del ámbito de la póliza:

  • Actos o contratos relativos a inmuebles (ejes. leasing inmobiliario).
  • Compraventa de acciones y participaciones sociales.
  • Préstamos entre particulares o entre sociedades, que no sean entidades de crédito o financiación.
  • Apoderamientos.
  • Ratificaciones o prestaciones de consentimiento, en contra-tos anteriores, salvo que se hubieren documentados por pólizas, y durante los sesenta días siguientes.
  • Aunque hayan sido previamente documentados en póliza o escritura (aunque sería discutible hacerlas por diligencia en póliza con otorgamientos sucesivos).
  • Operaciones relativas a sociedades.
  • Promesas de venta u opción.
  • Cualquier contrato mercantil entre particulares o sociedades.

El ámbito de las pólizas ha quedado así pues, reducido a préstamos, créditos, leasing o arrendamientos financieros en relación con muebles, concesión de avales bancarios, pólizas de descuento, de factoring, prendas sobre participaciones en fondos de inversión.

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